Le déménagement d'entreprise nécessite la prise en compte de nombreuses spécificités qu'un déménagement de domicile n'a pas, il est donc important de comprendre que ce sont des choses très différentes. En effet, un déménagement d'entreprise doit être planifié longtemps à l'avance et les employés doivent être informés des mois avant qu'il ne se produise, afin qu'il n'ait pas d'impact négatif sur la communauté. Le déménagement des bureaux peut être une bonne chose pour une entreprise, et peut même contribuer à sa croissance, ou du moins offrir un meilleur environnement de travail aux employés. Quelle que soit la raison du déménagement, tout doit être fait pour minimiser l'impact sur les clients et l'activité commerciale. En outre, le déménagement doit être effectué de la manière qui convient le mieux à l'entreprise, à ses travailleurs et à ses clients.
Informer les employés du déménagement !
Le déménagement d'un département ou d'une équipe peut être un excellent facteur de motivation pour toute l'entreprise, mais il peut aussi créer des conflits entre les employés s'il n'est pas bien planifié. Dès que la décision de déménager est prise, il est essentiel d'informer vos travailleurs et de prévenir tous les membres de l'entreprise que le déménagement a lieu afin qu'ils puissent se préparer. La partie logistique d'un déménagement d'entreprise n'est qu'un aspect ; l'élément humain est également crucial.
Il existe de nombreuses façons pour une entreprise d'impliquer ses employés dans le déménagement et de les rendre confiants et heureux de ce changement. Par exemple, elle peut organiser une visite guidée des nouveaux locaux, demander aux employés de soumettre leurs idées pour le nouveau bureau, communiquer de manière positive avec les clients de l'entreprise ou solliciter les pensées et les opinions des travailleurs sur le nouveau bureau. Quelle que soit la raison du déménagement de l'entreprise, il est essentiel que tout se passe bien et que tout le monde soit d'accord. Pour plus d'informations, suivez ce lien.
Préparer le transport des équipements !
Lorsqu'une entreprise décide de déménager ses bureaux, elle doit préparer l'arrivée dans le nouveau bâtiment. Il s'agit de planifier le nouvel espace de bureau en fonction de la stratégie de productivité de l'entreprise, y compris la disposition du mobilier et la palette de couleurs. Le jour du déménagement est celui où les nouveaux occupants emménageront dans les locaux, et tout doit être prêt pour leur arrivée. Il s'agit notamment de mettre en place le transport des équipements et le transfert des ordinateurs, afin qu'il n'y ait aucun risque de panne de connexion Internet ou d'autres contretemps. Le matériel doit également être trié et étiqueté avant d'être installé dans les cartons. Un déménagement d'entreprise est le moment idéal pour changer la décoration et le mobilier, car il faut faire le tri et ne garder que les meilleurs éléments. Certains meubles doivent être abandonnés, d'autres peuvent être conservés. Le jour de l'invasion, le système informatique doit fonctionner correctement. Pour s'en assurer, il faut procéder à un inventaire, un audit et un étiquetage de tout le matériel informatique. Le réseau Internet doit aussi être déplacé à la nouvelle adresse de la firme.
Tenez compte de la période de préavis du bail commercial !
Lorsque vous emménagez pour la première fois dans une propriété commerciale, vous êtes généralement tenu d'en informer votre propriétaire par écrit au moins 6 mois avant la date de votre déménagement. Ce délai de préavis est fixé dans le bail commercial que vous avez signé pour le bien que vous occupez, et il s'agit d'une décision importante qui ne peut être annulée une fois qu'elle est passée. Ainsi, votre entreprise dispose de 6 mois à compter de la notification pour préparer le déménagement et rester dans la légalité après le déménagement.
La location d'un appartement ou d'un bureau pour plus de 6 mois nécessite une réflexion approfondie, car la rupture du bail créerait un drame inutile. Si vous êtes nerveux, cherchez un autre endroit à louer avant de mettre fin à votre bail actuel, mais ne soyez pas obligé de résilier avant la fin du contrat. Si vous louez au lieu de signer un contrat de sous-location ou de service, vous n'aurez qu'à résilier votre bail initial.
Trouver des bureaux adaptés aux besoins de votre nouvelle entreprise !
Il existe de nombreuses façons de trouver des bureaux plus grands, moins chers ou bien situés, selon le type d'affaire que vous avez lors du déménagement d'entreprise. Vous pouvez passer des annonces sur un site pour les professionnels ou dans un journal pour les spécialistes. Vous pouvez faire appel aux services d'une agence spécialisée, ou utiliser votre réseau personnel. Vous pouvez également consulter les annonces de location de biens immobiliers professionnels.
Les facteurs suivants peuvent vous aider à choisir un emplacement pour votre entreprise. Calculez un budget et demandez à vos employés et à vos clients leur avis sur différents emplacements. La sécurité et l'accessibilité sont autant d'éléments qui peuvent vous aider à décider où placer votre société. Veillez à prendre ces éléments en considération lorsque vous choisissez un emplacement pour votre activité.