Le déménagement d’entreprise requiert plus d’organisation et de préparation. Quelle que soit la raison, ce type de déménagement doit être préparé plusieurs mois à l’avance. Si vous avez besoin de conseils pour ne rien oublier le jour J, voici notre checklist complète pour le déménagement de vos bureaux en Seine-et-Marne.
Donner le préavis des locaux
Pour commencer, le bail commercial dispose d'une période de préavis de 6 mois. Une fois la date de déménagement choisie, vous devez informer votre bailleur par lettre recommandée ou par acte d’huissier. En ce qui concerne le choix de la période de déménagement, attendez la fin de l’année fiscale ou les périodes creuses comme les grandes vacances.
En effet, le temps de latence vous permet de préparer et d’organiser sereinement votre déménagement pendant cette période.
Informer les salariés et communiquer en interne
La communication interne est un point à ne pas prendre à la légère lors d’un transfert de bureau. Il assure également la réussite de votre futur changement de locaux. Pour une bonne compréhension de la part de vos salariés et vos équipes, communiquez la nouvelle assez tôt.
Assurez-vous que chaque employé ait le temps d’organiser matériellement et psychologiquement ce transfert. Vous pouvez aussi organiser une visite des nouveaux locaux ou mettre une boîte à suggestions pour la nouvelle déco.
Désignez un responsable de déménagement pour la répartition des tâches. Cette personne vous remontera toutes les informations importantes et les remarques de vos employés. Et vice versa, elle communiquera les informations et instructions aux salariés.
Préparez le changement d’adresse
Le changement d’adresse est une étape cruciale d’un déménagement. Vous devez informer votre fournisseur d'internet et d'énergie à l’avance pour s'assurer que votre connexion sera opérationnelle dès votre arrivée dans vos nouveaux locaux. Concernant les changements d’adresse pour le courrier et le téléphone, dix jours avant le départ sont normalement suffisants. Aujourd’hui, vous avez la possibilité de modifier vos contrats en ligne (électricité, impôts, téléphonie, etc.).
Pensez à réaliser votre changement d’adresse à temps puisque ces détails peuvent avoir de très lourdes conséquences sur votre activité s’ils ne sont pas anticipés en amont.
Trouver une société de déménagement
Quelle que soit la taille de votre entreprise, il est indispensable de confier votre projet de transfert d’entreprise à un professionnel. Son aide permet d’anticiper la charge de travail à réaliser. N’hésitez pas à demander plusieurs devis et comparez les prix en tenant compte des services proposés.
Face au nombre d’entreprises de déménagement présent sur le marché actuellement, il serait compliqué de faire le bon choix. Pour ce faire, pensez à solliciter plusieurs prestataires différents pour trouver une entreprise avec un bon rapport qualité/prix. D’ailleurs, prenez note qu’un déménageur professionnel dispose d’une logistique appropriée à votre demande pour que tout se passe dans les meilleures conditions et comme prévu. Pour plus d’information, cliquez ici.
Faire l’inventaire du mobilier
Le déménagement est l’occasion idéale pour se débarrasser des meubles ou affaires qu’on ne veut plus garder. Faites donc le tri. Vous pouvez donner les affaires triées à vos salariés ou faire un don aux associations ou encore organiser une vente externe.
Vous pouvez profiter de cette occasion pour vous investir dans de nouveaux équipements qui pourront être agencés dans les futurs espaces de travail.
Réaliser un état des lieux
Cette étape concerne les possibles travaux à effectuer au sein de l’ancien local. Prévoyez donc un temps de ménage pour permettre aux équipes de rendre les locaux parfaitement propres. Vous avez également le choix d’externaliser cette tâche à des professionnels si vous n’avez pas le temps de la réaliser vous-même. Ils opéreront avec organisation et rapidité grâce à leur expertise.